URAIAN TUGAS DAN WEWENANG PEJABAT PENGELOLA INFORMASI

DAN DOKUMENTASI KABUPATEN FLORES TIMUR

 

1.    Pembina:

Membina penyelenggaraan pengelolaan informasi dan dokumentasi.

 

2.    Wakil Pembina:

Membanu Pembina dalam penyelenggaraan pengelolaan informasi dan dokumentasi.

 

3.    Atasan PPID:

a.    Mengarahkan pelaksanaan layanan informasi dan dokumentasi lingkup Kabupaten;

b.    Mengkoordinasikan pelaksanaan pertimbangan atas layanan informasi yang dikecualikan;

c.    Mengkoordinasikan pelaksanaan advokasi hukum atas sengketa informasi;

d.    Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan layanan informasi dan dokumentasi;

e.    Menerima dan mengevaluasi keberatan dan penolakan dari pemohon informasi publik;

f.      Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh pemohon informasi dalam jangka waku paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya laporan keberatan secara tertulis;

g.    Mewakili badan publik dalam sengketa informasi public;

h.    Memberikan persetujuan atau penolakan atas surat penetapan daftar informasi publik dan surat penetapan klasifikasi dari PPID Kabupaten;

i.      Melaporkan pelaksanaan layanan informasi dan dokumentasi kepada Bupati.

 

4.    Tim Pertimbangan:

a.    Memberi pertimbangan atas informasi yang dikecualikan;

b.    Memberi pertimbangan dan masukan atas hal-hal yang belum diatur berkenaan dengan pelaksanaan layanan informasi publik yang disengketakan;

c.    Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan PPID kabupaten.

 

5.    PPID Utama:

A.  Tugas PPID Utama:

1)        Menyusun dan melaksanakan kebijakan informasi dan dokumentasi;

2)        Menyusun laporan pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi;

3)        Mengoordinasikan dan mengonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu;

4)        Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan, dan memberi pelayanan informasi dan dokumentasi kepada publik;

5)        Melakukan verifikasi bahan informasi dan dokumentasi publik;

6)        Melakukan uji konsekuensi atas informasi dan dokumentasi yang dikecualikan;

7)        Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi;

8)        Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat;

9)        Melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas ' pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh PPID Pembantu;

10)    Melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan/atau sesuai dengan kebutuhan;

11)    Mengesahkan informasi dan dokumentasi yang layak untuk dipublikasikan;

12)    Menugaskan PPID Pembantu untuk mengumpulkan, mengelola, dan memelihara informasi dan dokumentasi;

13)    Membentuk tim fasilitasi penanganan sengketa informasi yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala Daerah.

 

B.   Wewenang PPID Utama:

1)        Menolak memberikan informasi dan dokumentasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

2)        Meminta dan memperoleh informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu yang menjadi cakupan kerjanya;

3)        Mengoordinasikan pemberian pelayanan informasi dan dokumentasi dengan PPID Pembantu yang menjadi cakupan kerjanya;

4)        Menentukan atau menetapkan suatu informasi dan dokumentasi yang dapat diakses oleh publik;

5)        Menugaskan PPID Pembantu untuk membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi.

 

6.    PPID Pembantu:

a.    Membantu PPID Utama melaksanakan tanggungjawab, tugas, dan kewenangannya;

b.    Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama dilakukan paling sedikit 6 (enam) bulan sekali atau sesuai kebutuhan;

c.    Melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;

d.    Menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan informasi dan dokumentasi bagi pemohon informasi secara cepat, tepat, berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima;

e.    Mengumpulkan, mengolah dan mengompilasi bahan dan data lingkup komponen di lingkungan Kementerian Dalam Negeri/Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintahan Daerah masing-masing menjadi bahan informasi publik;

f.      Menyampaikan laporan pelaksanaan kebijakan teknis dan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama secara berkala dan sesuai dengan kebutuhan;

g.    PPID pembantu khususnya sekretariat DPRD bertugas untuk menyampaikan, meminta, mengelola, menyimpan informasi dan dokumentasi kepada DPRD sesuai peraturan perundang-undangan dan mengoordinasikan informasi dan dokumentasi kepada DPRD untuk menetapkan informasi dan dokumentasi yang dapat diakses oleh publik.

VISI DAN MISI

VISI: " terwujudnya masyarakat informatif dengan tata kelola pemerintah yang transparan".

MISI:

1. Meningkatkan ketersediaan informasi publik;

2. Mendorong peningkatan aksesibilitas masyarakat terhadap informasi publik;

3. Medorong pengembangan kompetensi dan kualitas sumber daya manusia untuk memberikan pelayanan informasi publik yang lebih baik;

4. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana untuk mendukung pengelolaan dan penyediaan informasi publik yang lebih berkualitas; dan

5.Mendorong masyarakat untuk memperoleh dan memanfaatkan informasi publik untuk pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya.

STANDAR PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI PUBLIK

PEMERINTAH KABUPATEN FLORES TIMUR

Sekilas Tentang PPID

PENJELASAN MENGENAI APA ITU PPID & PPID PEMBANTU
 

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

PPID adalah kepanjangan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dimana PPID berfungsi sebagai pengelola dan penyampaian dokumen yang dimiliki oleh Badan Publik sesuai dengan amanat UU 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dengan keberadaan PPID maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu (PPID Pembantu) adalah pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PPID pada Satuan Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah.

1.    Pengklasifikasian informasi yang terdiri dari :

     - Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
     - Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
     - Informasi yang wajib tersedia setiap saat;
     - Informasi yang dikecualikan.

2.    Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannnya;

3.    Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi yang ada dilingkungannya kepada publik;

4.    Melakukan verifikasi bahan informasi publik yang ada di lingkungannya;

5.    Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannya;

6.    Menyediakana informasi dan dokumentasi yang ada di lingkungannya untuk akses oleh masyarakat;

7.    Melakukan inventarisasi informasi yang dikecualikan untuk disampaikan kepada PPID Utama;

8.    Memberikan laporan tentang pengelolaan informasi yang ada di lingkungannya kepada PPID Utama secara berkala

Informasi dan Informasi Publik

Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik atau non elektronik.

Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/ atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

Badan Publik

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/ atau APBD, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/ atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/ atau luar negeri.

Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh badan publik dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.

Dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data, catatan dan/ atau keterangan yang dibuat dan/ atau diterima oleh badan publik.

Kewajiban Badan Publik

Pasal 7 UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

1.      Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan;

2.      Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan;

3.      Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 2, Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah;

4.      Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik;

5.      Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada angka 4, antara lain memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan Negara;

6.      Dalam rangka memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 1 sampai dengan angka 4, Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan nonelektronik

Pasal 4 PERKI No. 1 Th. 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik

1.      Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi Publik;

2.      Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien;

3.      Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya;

4.      Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

5.      Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk papan pengumuman dan meja informasi di setiap kantor Badan Publik, serta situs resmi bagi Badan Publik Negara;

6.      Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik;

7.      Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik atas seluruh Informasi Publik yang dikelola;

8.      Menyediakan dan memberikan Informasi Publik;

9.      Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan;

10.  Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik sesuai dengan Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi, dan;

11.  Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi Publik pada instansinya.

Jenis Informasi Publik

1.      Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala adalah informasi yang telah dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik untuk diumumkan secara teratur dan rutin tanpa ada permintaan;

2.      Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, adalah informasi yang apabila tidak disampaikan dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum yang berhubungan dengan tupoksi Badan Publik tanpa ada permintaan;

3.      Informasi yang wajib tersedia setiap saat, adalah informasi yang telah dikuasasi dan didokumentasikan oleh Badan Publik serta telah dinyatakan terbuka sebagai informasi yang dapat diakses oleh pengguna informasi bilamana ada permintaan;

4.      Informasi yang dikecualikan, adalah informasi yang dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik yang tidak dapat diakses oleh pemohon informasi berdasarkan alasan-alasan pengecualian.